Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

VOR- UND NACHNAME / FIRMENNAME
STRASSE UND HAUSNUMMER
PLZ ORT
E-Mail: DATENSCHUTZ-KONTAKT

2. Zweck und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Anbahnung und Durchführung von B2B-Verträgen, die Bereitstellung der WERKLYX-Software, Support, Abrechnung sowie Sicherheit und Missbrauchsprävention erforderlich ist. Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vertragsanbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und kann für die Zukunft widerrufen werden.

3. Aufruf der Website und Server-Logs

Beim Aufruf der Website können technisch bedingt insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressource, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser-/Geräteinformationen in Server- oder Reverse-Proxy-Logs verarbeitet werden. Zweck ist die technische Bereitstellung, Fehleranalyse, Stabilität sowie IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logdaten sollen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für diese Zwecke erforderlich sind; längere Aufbewahrung erfolgt nur bei Sicherheitsvorfällen oder gesetzlichen Pflichten.

4. Hosting

Die WERKLYX-Webseite und produktionsnahe Dienste werden derzeit auf Infrastruktur von OVHcloud in Deutschland betrieben. Der Hosting-Anbieter verarbeitet technische Daten im Rahmen der Bereitstellung und Absicherung der Serverinfrastruktur. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, ist vor Produktivbetrieb ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen und aktuell zu halten.

5. Kontakt und E-Mail

Wenn du uns per E-Mail oder über das Kontakt-/Supportformular kontaktierst, verarbeiten wir insbesondere Kontaktdaten, Unternehmen, Betreff, Nachricht und den gewählten Anfragebereich zur Bearbeitung und Zuordnung der Anfrage. Die Anfrage wird als Support-Ticket gespeichert; außerdem können automatische Eingangsbestätigungen und interne Benachrichtigungen versendet werden. Für E-Mail ist STRATO als technischer Dienst vorgesehen. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

6. B2B-Checkout und Kundenkonto

Bei Bestellung und Registrierung verarbeiten wir insbesondere Firmenname, Ansprechpartner, geschäftliche Kontaktdaten, Rechnungsanschrift, Tarif-/Nutzungsumfang, Zahlungsart und technische Vertragsdaten. Diese Daten dienen der Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Bereitstellung des Unternehmens-Workspace, Abrechnung, automatisierten Status- und Transaktions-E-Mails sowie der Dokumentation der Annahme von Vertragsunterlagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für gesetzliche Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Login, Sessions und Sicherheitsdaten

Für den angemeldeten Bereich verarbeiten wir Kontokennung, Rollen-/Filialzuordnung, Geräteinformationen, Session- und Zugriffstokens sowie Sicherheitsereignisse. Der Session-Cookie wx_session ist technisch erforderlich, wird als HttpOnly gesetzt und dient ausschließlich der Authentifizierung des gewünschten Dienstes. Die reguläre Sessiondauer beträgt derzeit bis zu 12 Stunden, sofern sie serverseitig nicht früher beendet oder widerrufen wird.

8. Daten im Kunden-Workspace

Geschäftskunden können in WERKLYX personenbezogene Daten eigener Kunden, Beschäftigter oder sonstiger Personen verarbeiten. Für solche Daten ist der Geschäftskunde regelmäßig Verantwortlicher und WERKLYX verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen.

9. Zahlungsabwicklung

Die Live-Zahlungsabwicklung ist im aktuellen Entwicklungsstand noch nicht final aktiviert. Sobald ein Zahlungsdienstleister (z. B. für Karte oder SEPA) produktiv eingesetzt wird, werden Anbieter, Datenkategorien, Rechtsgrundlage und mögliche Drittlandtransfers vor Live-Schaltung konkret in dieser Datenschutzerklärung ergänzt. Bis dahin dürfen keine Aussagen über einen nicht tatsächlich aktivierten Zahlungsanbieter veröffentlicht werden.

10. Cookies, Local Storage und ähnliche Technologien

Technisch notwendige Speicherungen dürfen ohne Einwilligung eingesetzt werden, wenn sie unbedingt erforderlich sind, um einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen. Für nicht notwendige Speicherungen oder Zugriffe ist grundsätzlich eine Einwilligung erforderlich. WERKLYX setzt derzeit keine Analyse- oder Marketing-Tracker ein. Details findest du unter Cookies & Speicher.

11. Empfänger und Unterauftragnehmer

Empfänger erhalten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Leistungserbringung, Vertragserfüllung, Sicherheit oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Eine aktuelle Übersicht der vorgesehenen technischen Unterauftragnehmer steht unter Unterauftragnehmer.

12. Drittlandtransfers

WERKLYX ist derzeit auf eine möglichst EU-/Deutschland-zentrierte Infrastruktur ausgerichtet. Werden künftig Dienste eingesetzt, bei denen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden können, werden die rechtlichen Transfermechanismen und betroffenen Dienste vor Einsatz dokumentiert.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Vertrags- und Abrechnungsdaten können gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Sicherheits- und Logdaten werden nach einem gesonderten Löschkonzept begrenzt aufbewahrt.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an die oben genannte Datenschutz-Kontaktadresse gerichtet werden.

15. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Maßgeblich ist insbesondere die für den Sitz des Verantwortlichen zuständige Landesdatenschutzbehörde.

16. Sicherheit

WERKLYX setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere TLS/HTTPS, Zugriffsbeschränkungen, rollenbezogene Berechtigungen, Mandantentrennung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Backups sowie die Möglichkeit, Geräte oder Sessions zu sperren. Der konkrete Produktivstand ist in den TOM zu dokumentieren und aktuell zu halten.

17. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter, Rechtsgrundlagen oder technische Abläufe wesentlich ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.